เทคนิคการจัดทำหนังสือราชการ

 

ความเป็นมาและความสำคัญ

การปฏิบัติราชการในปัจจุบัน อาจกล่าวได้ว่าการเขียนหนังสือเป็นหัวใจสำคัญของการ

ปฏิบัติราชการ  เพราะงานส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับหนังสือ และปัญหาที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวกับหนังสือ โดยเฉพาะการเขียนหนังสือ เช่น ไม่รู้ว่าจะเขียนอย่างไร เขียนแล้วใช้ไม่ได้ต้องแก้ไข ซึ่งสร้างความหงุดหงิดให้กับผู้เขียน และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับหัวหน้างานเนื่องจากทำให้งานล่าช้า ดังนั้น การเขียนหนังสือจึงมีความสำคัญและจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการ ดังนั้น ดิฉันซึ่งเป็นผู้มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ ได้มองเห็นถึงความถึงความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องนี้ จึงได้รวบรวมเทคนิคการจัดทำหนังสือราชการเพื่อเป็นองค์ความรู้สำหรับบุคลากรในสังกัดสำนักวิทยบริการ  และหน่วยงานราชการ อื่นๆ ใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ในการเขียนหนังสือราชการ จะต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้ เป็นเบื้องต้นก่อนคือ

ระเบียบและกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง  มีดังนี้

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แก้ไขเพิ่มเติม            (ฉบับที่๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

พระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔ และแก้ไขเพิ่มเติม

พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยการมอบอำนาจ พ.ศ. ๒๕๕๐

ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔

ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย พ.ศ. ๒๕๕๒

หนังสือเวียนที่เกี่ยวข้อง

ระเบียบ มี ๒ ประเภท

ระเบียบที่ถือปฏิบัติโดยเคร่งครัด

ระเบียบที่ต้องปฏิบัติตาม เคร่งครัดน้อยกว่า

แนวทางในการเขียนหนังสือราชการ  สิ่งที่พึงปฏิบัติ คือ

ยึดถือตามระเบียบ

ยึดหลักปฏิบัติตามองค์กร (วัฒนธรรมของแต่ละองค์กร)

ยึดหลักนโยบายขององค์กร เช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียง

หนังสือฉบับจริงขึ้นก่อน ตามด้วยสำเนาคู่ฉบับ

ความสำคัญของงานสารบรรณ

เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน

เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง

เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ

เป็นหลักฐานราชการที่มีคุณค่า

เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร

เป็นเอกสารราชการ บันทึกงาน หลักฐานราชการอื่นๆ ของหน่วยงาน

เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการอ้างอิง

เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารราชการ

เป็นหลักฐานราชการที่มีคุณค่า

 เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร

ความหมายของหนังสือราชการ  

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1)  หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการ

หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก

หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีไปถึงส่วนราชการ

เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ

เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

ข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ชนิดของหนังสือราชการ

 หนังสือราชการ มี  6 ชนิด  คือ

 1. หนังสือภายนอก   คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ  ใช้ติดต่อระหว่าง

ส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก ใช้ตรามหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

 2. หนังสือภายใน   คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือ

ภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความตราของมหมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

 3. หนังสือประทับตรา   คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน

ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้ตราของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์  

หนังสือประทับตรา ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ดังนี้

การขอรายละเอียดเพิ่ม

การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร

การตอบรับทราบ ที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน

การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

การเตือนเรื่องที่ค้าง

เรื่องหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่ง

                4. หนังสือสั่งการ    มี 3 ชนิด คือ  

           1)  คำสั่ง   คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ

           2)  ระเบียบ   คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษครุฑ

           3) ข้อบังคับ   คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้   ใช้กระดาษครุฑ

    5. หนังสือประชาสัมพันธ์   มี 3 ชนิด คือ  

1) ประกาศ   คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ

2)  แถลงการณ์   คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง  เพื่อทำความเข้าใจ   ในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน  ใช้กระดาษครุฑ

3)  ข่าว    คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ   มี 4 ชนิด คือ

1)  หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ใช้กระดาษครุฑ

2)  รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน

3)  บันทึก   คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการปฏิบัติราชการ   ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

4)  หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากกากรปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถมบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนหนังสือราชการ แล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น

หนังสือติดต่อราชการ  ประกอบด้วย

หนังสือภายนอก

หนังสือภายใน

หนังสือประทับตรา

บันทึกเสนอ คือหนังสือติดต่อภายในหน่วยงาน ผู้ใดลงนามก็ได้ ไม่ใช้กระดาษ

บันทึกข้อความก็ได้ เป็นทางการหรือไม่ก็ได้ และเขียนด้วยลายมือหรือพิมพ์ก็ได้เช่นกัน

ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ

หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ  เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่ง และดำเนินการทาง

สารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ  แบ่งเป็น 3 ประเภท   ได้แก่

 ด่วนที่สุด เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น

 ด่วนมาก     เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติโดยเร็ว

 ด่วน เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้   

ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์  ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบนซอง ตามที่กำหนดไว้ในแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15 ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุคำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน  ตามชั้นความเร็วของหนังสือราชการ

ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า ด่วนภายใน แล้วลงวัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบน         หน้าซองภายในเวลาที่กำหนด

วิธีการ/กระบวนการ ขั้นตอน/เทคนิค

ศึกษาและจดจำรูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย

งานสารบรรณ) ให้ถูกต้องและแม่นยำ

เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน

หนังสือประทับตรา เป็นต้น

จับประเด็นของเรื่องที่จะร่าง

บอกความประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถพิจารณาได้อย่างรวดเร็ว

กรณีมีความประสงค์หลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ

กรณีจำเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหา

มาตรวจสอบได้สะดวก

ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ได้ใจความ

ใช้ถ้อยคำเป็นภาษาราชการ

การใช้ถ้อยคำปฏิเสธ ให้ใช้ภาษาที่นุ่มนวล รื่นหู

 หลีกเลี่ยงถ้อยคำที่เป็นคำซ้ำซ้อน คำฟุ่มเฟือย

 การใช้อักขระวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง

 ใช้คำราชาศัพท์ให้ถูกต้อง

 ระมัดระวังในการใช้คำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน

 หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด

 ไม่ใช้คำที่ใช้ในโฆษณา

 อ่านและตรวจทานความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง

บทสรุป

การจัดทำหนังสือราชการนั้น หากผู้ร่างโดยเฉพาะ “นักพัฒนาชุมชน” มีหลักเกณฑ์ ประกอบกับมีการวิเคราะห์และใช้  ดุลยพินิจ ก็สามารถที่จะร่างหนังสือได้ดีโดยไม่ยากอย่างที่คิด สามารถที่จะร่างหนังสือได้เสร็จอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ  ทั้งนี้ เพื่อให้งานตามภารกิจของกรมการพัฒนาชุมชน จังหวัดศรีสะเกษ โดยเฉพาอย่างยิ่งการส่งเสริม สนับสนุน และขับเคลื่อนงานสัมมาชีพชุมชนจังหวัดศรีสะเกษ ให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุด