แนะนำขั้นตอนการสร้างบทความตามขั้นตอนของระบบ ALIST ในฟังก์ชัน Check-in Card

           เดิมทีการสร้างบทความของหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ ด้วยระบบ ALIST เป็นการสร้างบทความจากโมดูล Cataloging แล้วเลือกเมนู Bibliographic Record ซึ่งสามารถทำได้ ให้บริการผ่านหน้า OPAC ได้ แต่ด้วยการสร้างบทความแบบนี้ ไม่ได้เป็นการผูกกับรายการวารสารที่ได้ถูกลงทะเบียนไว้ ทำให้เกิดความไม่ถูกต้องตามที่ระบบ ALITS ได้ออกแบบไว้ ครั้งนี้จึงได้อยากจะแนะนำการขั้นตอนการสร้างบทความที่ถูกต้องตามระบบ ALIST ตามรายละเอียดและเนื้อหาที่จะกล่าวต่อไปนี้

แนะนำขั้นตอนการสร้างบทความตามขั้นตอนของระบบ ALIST

ในฟังก์ชัน Check-in Card

1. ค้นหาชื่อวารสาร โดยเลือกขอบเขตการค้นหาเป็น ชื่อเรื่อง (คำขึ้นต้น) เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา จากนั้นกดปุ่มค้นหา  เมื่อปรากฏรายชื่อวารสารที่ค้น ให้กดปุ่ม แสดงบรรณานุกรม
2. หน้าจอจะแสดงบรรณานุกรม ให้ดับเบิลคลิกชื่อวารสารดังภาพ
3. ระบบจะแสดงหน้ามาร์คของวารสาร ให้เลือกฟังก์ชัน เช็คอินการ์ด
4. ในหน้าเช็คอินการ์ด ให้ดับเบิลคลิก แถบสีน้ำเงิน
5. ระบบจะแสดงหน้าต่างบัตรลงทะเบียน กรณีที่มีวารสารอยู่ในระหว่างเย็บเล่ม ระบบจะแสดงกล่องข้อความรายการพร้อมเย็บเล่ม ให้เลือกกดปุ่ม No
6. ในหน้าต่างบัตรลงทะเบียน ให้ผู้ปฏิบัติงานเลือกทำงานในเมนู ข้อมูลการตีพิมพ์เท่านั้น
7. เริ่มทำดัชนี จากปุ่ม สร้างบทความ ระบบจะแสดงหน้าต่างสร้างบทความใหม่ ให้เพิ่มข้อมูล ชื่อบทความ และหมายเลขหน้า จากนั้นเลือก View MARC แล้วกดบันทึก
8. ระบบจะแสดงหน้า Bib ใหม่ สร้าง tag 773 และ 245 ให้อัตโนมัติ จากนั้นผู้ปฏิบัติงานทำการเพิ่มเติม tag ต่างๆ โดยการกด Ctrl+Subfield ที่ใช้ในการทำดัชนีเพิ่มเติม เมื่อทำเสร็จแล้วให้กดบันทึก แล้วปิดหน้าต่างนี้ไป
9. เมื่อต้องการทำดัชนีบทความที่ต่อไป ให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าในหน้าเช็คอินการ์ดเช่นเดิม จากนั้นกดปุ่มสร้างบทความแล้วทำตามขั้นตอนที่ 5 - 8 ตามลำดับ
10. เมื่อทำดัชนีของวารสารแต่ละฉบับเสร็จ รายการบทความจะแสดงด้านขวามือของหน้าต่างบัตรลงทะเบียน ดังภาพ

        ข้อควรระวัง การทำดัชนีตามหลักของระบบ ALIST นี้ ไม่สามารถโคลน Bib ได้ หากผู้ปฏิบัติงานทำการโคลน Bib แล้วทำดัชนี จะทำให้รายการบทความดังกล่าวไม่มารวมอยู่ในฟังก์ชัน เช็คอินการ์ด

        เมื่อการสร้างบทความได้ทำตามระบบที่ได้ออกแบบไว้ ปัญหาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นจากการสร้างบทความในรูปแบบเดิมก็จะไม่เกิดขึ้นอีกเลย การทำงานก็จะราบรื่น และมีประสิทธิภาพต่อไป