การย้ายข้อมูลจาก Google Drive มาเก็บไว้ในเครื่องด้วย Takeout

ตามที่มีการแจ้งจากศูนย์คอม เรื่อง นโยบายจำกัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของบริการ Google Workspace for Education ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2565 นั้น สิ่งที่บุคลากรต้องดำเนินการคือตรวจสอบและจัดการข้อมูลของตนเองใน 2 ส่วน

1. พื้นที่ส่วนตัว (อีเมล @psu.ac.th)
- เข้า google drive https://drive.google.com/drive/u/1/my-drive คลิกที่ "พื้นที่เก็บข้อมูล" ตรวจสอบจำนวนพื้นที่ที่ใช้ไป ประกอบด้วย Google Drive, Google Photos และ Gmail 

- หน้าจอจะแสดงไฟล์ที่เก็บอยู่ใน google drive สามารถคลิกเรียงลำดับไฟล์ข้อมูลตามขนาดจากมากไปน้อย และดูความสำคัญของไฟล์ ตัดสินใจที่จะลบ หรือจัดเก็บไฟล์เหล่านั้น โดยต้องบริหารข้อมูลให้ใช้พื้นที่ได้ไม่เกิน 5 GB เท่านั้น 

- หากต้องการลบไฟล์ ทำได้โดยคลิกขวาในรายการที่ต้องการลบ เลือก "นำออก > ย้ายไปที่ถังขยะ" หรือหากต้องการโหลดเก็บไว้ในเครื่องให้เลือก "ดาวน์โหลด"
- แต่หากเราต้องการโหลดข้อมูลมาทั้งหมดในคราวเดียว สามารถใช้บริการ Google Takeout https://takeout.google.com/settings/takeout ได้ เช่นเดียวกับการโอนย้ายไฟล์จาก Google Drive ไปยัง OneDrive บัญชี  @email.psu.ac.th ด้วยบริการ Mover  ซึ่งบุคลากรสามารถทำตามได้จากคู่มือที่ส่งมาทางอีเมลถึงทุกคน 

ทั้งนี้เพื่อให้การใช้งานบริการ Google Workspace for  Education ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์สอดคล้องตามนโยบายของผู้ให้บริการ สำนักนวัตกรรมดิจิทัลและระบบอัจฉริยะ จึงขอแจ้งประกาศเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการให้บริการดังต่อไปนี้

 

 1. ยกเลิกการให้บริการ Share Drive

 2. เปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในการให้บริการให้แก่บุคลากร นักศึกษาและศิษย์เก่าหรือผู้ที่พ้นสภาพนักศึกษา ดังนี้

  2.1 นักศึกษา สามารถใช้พื้นที่ได้คนละ ไม่เกิน 1GB

  2.2 บุคลากร สามารถใช้พื้นที่ได้คนละ ไม่เกิน 5GB

  2.3 ยกเลิกการให้บริการ Google Workspace for Education แก่ศิษย์เก่า หรือผู้ที่พ้นสภาพนักศึกษา

 

**หมายเหตุ: 

✓ แนะนำ วิธีย้ายไฟล์จาก Google Drive (@psu.ac.th) ไปยัง OneDrive (@email.psu.ac.th) ด้วยบริการ Mover kyl.psu.th/C-aSTYroa

✓ แนะนำ วิธีดาวน์โหลดรูปทั้งหมดจาก Google Photos ลงเครื่องคอมพิวเตอร์ https://kyl.psu.th/wE8pH9XVP

- สำหรับเรื่องของอีเมล ใน Gmail ทางทีมงานกำลังศึกษาหาแนวทางในการโอนย้ายจดหมายไปยัง Mail Server อื่นๆ (ไม่แน่นอนว่าจะทำได้หรือไม่) เบื้องต้นจึงขอให้บุคลากรจัดการลบอีเมลเก่าๆ ที่ไม่ใช้งานแล้วออกไปด้วยเพื่อลดพื้นที่จัดเก็บครับ
 
2. พื้นที่ส่วนรวม (Shared drives)
- Share Drive คือพื้นที่ส่วนกลาง ไม่ได้รวมอยู่ใน 5 GB ที่กำหนด แต่ทางมหาวิทยาลัยจะยุติการให้บริการ เราจึงต้องดำเนินการตรวจสอบและสำรองข้อมูลลงมาเก็บไว้เช่นกันก่อนที่จะไม่สามารถเข้าถึงได้ โดยให้บุคลากรเข้าไปตรวจสอบในโฟลเดอร์ต่างๆ ว่ามีข้อมูลใดที่เกี่ยวข้องกับงานของตน และให้ทำการดาวน์โหลดลงมาเก็บไว้ในเครื่อง

การย้ายข้อมูลจาก Google Drive มาเก็บไว้ในเครื่องทำได้หลายวิธี เช่น
1. ดาวน์โหลดเป็นรายการๆ ไป จากระบบ google drive โดยตรงที่ https://drive.google.com/drive/u/1 คลิกขวารายการที่ต้องการ เลือก ดาวน์โหลด
2. ใช้โปรแกรม Google Drive for desktop โดยติดตั้งลงใน PC แล้วทำการ login ด้วยบัญชีของเรา ระบบจะสร้างไดรว์เสมือนให้เราในเครื่อง ภายในจะมีไฟล์ที่อยู่ในคลาวด์ทั้งหมด เราก็ทำการคัดลอกไฟล์เหล่านั้นลงในฮาร์ดดิสก์
3. ใช้บริการ Google Takeout เพื่อส่งออกไฟล์ทั้งหมดที่ต้องการจากบัญชีของเรา 

การใช้บริการ Google Takeout

1. เข้าไปที่ https://takeout.google.com/settings/takeout 
2. สร้างการส่งออกใหม่ โดยเลือกข้อมูลที่ต้องการนำออก เบื้องต้น Google Takeout จะเลือกให้สำรองข้อมูลทั้งหมด ให้คลิกยกเลิกการเลือกทั้งหมด แล้วเลือกเฉพาะรายการที่ต้องการ เช่น อีเมล, Google Photos หรือ Google Drive

3. แต่ละรายการที่เลือก เรายังสามารถกำหนดรูปแบบเฉพาะของข้อมูลที่ต้องการนำออกด้วย เช่น ประเภทไฟล์ เวอร์ชัน หรือ โฟลเดอร์ย่อย เมื่อเลือกเสร็จแล้วให้คลิกที่ ขั้นตอนถัดไป

4. เลือกประเภทไฟล์ ความถี่ และปลายทาง โดยกำหนดวิธีการส่งออก เช่นให้ส่งลิงค์สำหรับดาวน์โหลดลงในเครื่อง หรือส่งไปเก็บใน cloud storage อื่นๆ ระบุความถี่ในการส่งออก รวมถึงจัดการแบ่งเป็นไฟล์ย่อยๆ กรณีที่มีขนาดใหญ่

5. คลิกสร้างการส่งออก 

เมื่อไฟล์พร้อมให้ดาวน์โหลดจะมีอีเมลแจ้งเตือนให้ทราบ ให้เราทำการโหลดไฟล์ลงเครื่องให้เรียบร้อยภายในระยะเวลา 1 สัปดาห์ หลังจากนั้นไฟล์จะหมดอายุลง และจะต้องสร้างการส่งออกใหม่อีกครั้ง เมื่อเราย้ายข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ค่อยทำการลบข้อมูลบน Google Drive ออก เพื่อให้เหลือพื้นที่การใช้งานไม่เกินโควต้าที่มหาวิทยาลัยกำหนดครับ