การลดกระบวนการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดตามแนวทางลีน

 

 การลดกระบวนการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดตามแนวทางลีน

(Lean of Reducing User Member Card Process)

 

นางพนิตา แวดือรามัน

 

ฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการ

มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี

E-mail: panita.w@psu.ac.th

บทคัดย่อ

                   การลดกระบวนการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดตามแนวทางลีนนี้ ได้จัดทำขึ้นเพื่อลดขั้นตอนและลดระยะเวลาการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก ของฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี ผลการดำเนินงานพบว่า สามารถลดขั้นตอนการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก จากเดิม 13 ขั้นตอน ลดเหลือ 7 ขั้นตอน และสามารถลดระยะเวลาการดำเนินงานจากเดิมผู้ใช้บริการจะได้รับบัตรสมาชิกห้องสมุด จากเดิม 5 วันทำการ ลดเหลือ 15 นาที การลดกระบวนการทำงานนี้ส่งผลให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับสะดวก และผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจเท่ากับ 4.72 และผู้ใช้บริการสามารถยืมทรัพยากรสารสนเทศได้ทันที

คำสำคัญ

                   การลดกระบวนการทำงาน, การทำบัตรสมาชิกห้องสมุด, ลีน

บทนำ

          การพิมพ์บัตรสมาชิก เป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลผู้ใช้บริการที่สมัครเป็นสมาชิกห้องสมุด เพื่อการเข้าใช้บริการต่าง ๆ ของหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ เมื่อผู้ใช้บริการประเภทบุคคลภายนอก ร้องขอทำบัตรสมาชิกห้องสมุดที่เคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์ ให้ผู้ใช้บริการยื่นหลักฐานการขอทำบัตรสมาชิก เช่น รูปถ่าย 1 นิ้ว 2 รูป บัตรประจำตัวประชาชน/บัตรนักเรียน พร้อมค่าบำรุงสมาชิกตามประเภท ผู้ปฏิบัติงานจะให้ผู้ใช้กรอกรายละเอียดลงในบัตรทะเบียน แล้วนัดวันรับบัตร 5 วันทำการ นำไปใส่ในตู้บัตรสมาชิกบริเวณเคาน์เตอร์ยืม-คืน ผู้รับผิดชอบนำบัตรสมาชิกที่ผู้ใช้บริการร้องขอไปดำเนินการ โดยทำการตรวจสอบหลักฐานการร้องขอการทำบัตรสมาชิกว่าครบถ้วนหรือไม่ หลังจากนั้นนำบัตรสมาชิกไปพิมพ์ชื่อ สกุล ที่อยู่ หรือคณะหน่วยงาน หมายเลขโทรศัพท์ และเตรียมบัตรทะเบียนตามสีที่กำหนด เช่น สีฟ้าสำหรับสมาชิกบุคคลภายนอกประเภทยืมทรัพยากรสารสนเทศได้ สีน้ำตาลสำหรับสมาชิกบุคคลภายนอกที่ยืมทรัพยากรสารสนเทศไม่ได้ เป็นต้น นำบัตรสมาชิกไปพิมพ์กับเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าตามประเภทสมาชิกที่ตึกเก่าเรียบร้อยแล้ว นำไปเคลือบบัตร/ ติดรูป ที่ตึกใหม่ เคลือบเสร็จส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบทำการบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลสมาชิก

            ปัญหาที่พบในการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก 1) พบว่าการกรอกข้อมูลรายละเอียดของผู้ใช้บริการกรอกข้อมูลไม่ชัดเจน และไม่ครบถ้วนทำให้กระทบกับผู้ปฏิบัติงานในเรื่องการบันทึกฐานข้อมูลไม่ถูกต้อง ครบถ้วนและ ต้องมาแก้ไขซ้ำอีกทำให้เกิดความล่าช้าในขั้นตอนการรับบัตร 2) พบว่าผู้ใช้บริการที่ทำบัตรสมาชิกประเภทยืมทรัพยากรได้ ต้องการที่จะรับบัตรสมาชิกได้เลย เพราะต้องการยืมทรัพยากรสารสนเทศทันที 3)  พบว่าผู้ใช้บริการมีหลักฐานไม่พร้อมในวันทำบัตรสมาชิก เช่น รูปถ่าย บัตรประชาชน หรือใบขับขี่ ฯลฯ ทำให้ผู้ใช้ขาดสิทธิ์ที่จะทำบัตรในวันนั้นๆ

 

        ดังนั้นผู้รับผิดชอบจึงได้ศึกษาปัญหาและทบทวนปรับปรุงกระบวนการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอกตามแนวทางลีน

วัตถุประสงค์

1. เพื่อลดขั้นตอนการทำบัตรสมาชิกของบุคคลภายนอก
2. เพื่อลดระยะเวลาการทำบัตรสมาชิกของบุคคลภายนอก

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินงาน

              การลดกระบวนการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดตามแนวทางลีน มีขั้นตอนและวิธีการดำเนินงาน ดังนี้

            1. การวิเคราะห์ขั้นตอนการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดสำหรับบุคคลภายนอก ดังภาพประกอบ

2. นำแนวคิดลีน (Lean) ที่มุ่งเน้นการกำจัดส่วนเกินที่ไร้คุณค่า (ศิ-ต รอดเครือวัลย์, 2552, น.3)

Pre-Lean กระบวนการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก

สรุปผล อภิปรายผล ข้อเสนอแนะและการนำไปใช้ประโยชน์

​​​​​​​            สรุปผล อภิปรายผล

 

ผลการดำเนินงานพบว่า สามารถลดขั้นตอนการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก จากเดิม 13 ขั้นตอน ลดเหลือ 7 ขั้นตอน และสามารถลดระยะเวลาการดำเนินงานจากเดิมผู้ใช้บริการจะได้รับบัตรสมาชิกห้องสมุด ภายใน 5 วันทำการ ลดเหลือ 15 นาที การลดกระบวนการทำงานนี้ส่งผลให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับความสะดวก ผลการประเมินพบว่า ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจเท่ากับ 4.72 และสามารถยืมทรัพยากรสารสนเทศได้ทันที รายละเอียดตามตารางเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน ดังตารางที่ 1

ตารางที่ 1 ตารางเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน

 

 

ประเด็น	Pre-Lean	Post-Lean1	Post-Lean 2	Post-Lean 3
ขั้นตอน (จำนวน)	13	10	8	7
ระยะเวลา (นาที)	41	24	17	16
% ประสิทธิภาพ	39	41	76.47	81.25
อื่นๆ  ระยะทาง (เมตร)	10	10	5	5
อื่นๆ เช่น ความปลอดภัย คุณภาพ ขวัญกำลังใจของบุคลากร ความพึงพอใจ ของผู้ใช้บริการ				การประเมินผลการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก หลังจากทำ Post-Lean3 ผู้ตอบแบบสอบถามทั้งหมด 135 คน ค่าเฉลี่ยโดยรวม 4.72 (S.D. 0.513) รายการ Mean S.D. แปลผล ขั้นตอนการทำบัตรฯ 4.75 0.242 มากที่สุด ข้อมูลบัตรสมาชิก   ถูกต้องครบถ้วน 4.76 0.221 มากที่สุด ระยะเวลาการทำบัตรสมาชิก 4.61 0.311 มากที่สุด ความสะดวกในการทำบัตรสมาชิก 4.72 0.514 มากที่สุด ข้อเสนอแนะอื่น ๆ ช่วยลดขั้นตอน และระยะเวลา ไม่ต้องใช้รูปถ่าย  (9 ) บริการดี รวดเร็ว ฉับไว ประทับใจ เป็นมิตร  (8) สะดวกและรวดเร็ว แถมยังประหยัดทรัพยากรที่ใช้ โดยรวมถือว่าเป็นการปฏิบัติงานที่ดี (3) เจ้าหน้าที่บรรณารักษ์บริการอย่างดี เป็นกันเอง (5)

 

ภาพถ่ายแสดงการดำเนินงาน

ก่อนทำ Lean

      

ภาพที่ 6  แบบฟอร์มบัตรทะเบียนสมาชิก และใบนัดรับบัตร             ภาพที่ 7  พลาสติกคลือบบัตร     

   ภาพที่ 8  เครื่องเคลือบบัตร     

                                          หลังการทำ Lean

                                                                       ​​​​​​       

 

       

 

ข้อเสนอแนะ

 

จากการปฏิบัติงานการทำบัตรสมาชิกบุคคลภายนอก ผู้ใช้บริการได้แสดงความคิดเห็นว่า การทำบัตรสมาชิกแบบใหม่นี้ช่วยลดขั้นตอน และระยะเวลา ไม่ต้องใช้รูปถ่าย  สะดวกและรวดเร็ว แถมยังประหยัดทรัพยากรที่ใช้ โดยรวมถือว่าเป็นการปฏิบัติงานที่ดี เจ้าหน้าที่ให้บริการดี รวดเร็ว ฉับไว ประทับใจ เป็นมิตร และเป็นกันเอง สำหรับผู้ปฏิบัติงานมีข้อเสนอแนะว่าควรมีการประชาสัมพันธ์การทำบัตรสมาชิกห้องสมุดผ่านช่องทางต่างๆ เช่น สื่อสังคมออนไลน์ แจกคู่มือ หรือแผ่นพับให้กับผู้ใช้บริการไว้ศึกษากฎระเบียบ และสิทธิต่างๆ ของสมาชิก

การนำไปใช้ประโยชน์        

ประโยชน์จากการทำลีนเรื่อง การลดกระบวนการทำบัตรสมาชิกห้องสมุดตามแนวทางลีน ส่งผลให้มีจำนวนสมาชิกห้องสมุดประเภท บุคคลภายนอกเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากผู้ใช้บริการไม่ต้องใช้รูปถ่ายในการทำบัตร จะได้รับบัตรภายใน 15 นาที และสามารถใช้บัตรในการยืมทรัพยากรสารสนเทศได้ทันที ซึ่งในปีงบประมาณ 2561 บุคคลภายนอกสมัครเป็นสมาชิก จำนวน 521 คน และในปีงบประมาณ 2562 บุคคลภายนอกสมัครเป็นสมาชิก จำนวน 728 คน เพิ่มขึ้นร้อยละ 39.73

                  ห้องสมุดสามารถนำแนวทางการลดกระบวนการทำบัตรสมาชิกตามแนวทางลีนไปใช้กับการทำบัตรสมาชิกประเภทอื่นๆ รวมถึงกระบวนการทำงานต่างๆ ในห้องสมุด

 

รายการอ้างอิง

​​​​​​​มารวย ส่งทานินทร์.  (2553).  การนำแนวคิดเรื่อง Lean มาใช้ในสำนักงาน.  Productivity World, 15(84), 9-14.

ศิ-ต รอดเครือวัลย์.  (2552).  LEAN ยุคใหม่...สไตล์ Simple. กรุงเทพมหานคร: ปัญญาชน.