บริการรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น

บริการรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น

     หอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้    เป็นหนึ่งในห้องสมุดให้บริการทรัพยากรสารสนเทศที่หลากหลายสาขาวิชาและสื่อการเรียนรู้ต่าง ๆ    ซึ่งในแต่ละวันจะมีผู้ใช้บริการห้องสมุด ทั้งนักศึกษา อาจารย์ บุคลากรของมหาวิทยาลัย และบุคคลภายนอก  เข้ามาค้นหาหนังสือและสืบค้นสารสนเทศที่ต้องการเป็นจำนวนมาก

ปัญหาที่เจ้าหน้าที่พบบ่อยคือผู้ใช้บริการหาหนังสือไม่พบ โดยเฉพาะในช่วงปฏิบัติงานล่วงเวลา วันจันทร์-วันศุกร์ เวลา 16.30-21.30 น. วันเสาร์และวันอาทิตย์ ซึ่งหอสมุดฯ ได้ยกเลิกเจ้าหน้าที่ในจุดบริการค้นหาตัวเล่ม ในรอบปีที่ผ่านมามีผู้ใช้บริการหาหนังสือไม่พบและติดต่อขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่จำนวน 256 รายการ ดังนั้นเพื่อให้ผู้ใช้บริการได้รับความสะดวก และเป็นการช่วยแบ่งเบาภาระงานของบรรณารักษ์  ผู้จัดทำโครงการได้คิดแนวทางในการช่วยเหลือผู้ใช้บริการเพื่อสร้างความพึงพอใจในการใช้บริการเพิ่มขึ้น โดยในระยะที่ 1 จัดทำกล่องรับรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น และระยะที่ 2 ได้เพิ่มช่องทางการกรอกแบบฟอร์มบริการรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้นแบบออนไลน์ และระบบจะแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่โดยอัตโนมัติ เจ้าหน้าที่จะดำเนินการหาหนังสือให้ ภายในระยะเวลา 2 ชั่วโมง ผู้ใช้บริการสามารถติดต่อรับหนังสือได้ที่บริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้า ชั้น 1

ขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ

          ระยะที่ 1 การให้บริการกล่องรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น มีขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ ดังนี้

1. จัดทำแบบฟอร์มแจ้งรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น

2.  จัดทำกล่องสำหรับใส่แบบฟอร์ม โดยใช้กล่องกระดาษจากวัสดุเหลือใช้มาวัดและตัดให้มีขนาดพอเหมาะกับแบบฟอร์ม ห่อด้วยกระดาษสีเพื่อความสวยงาม พิมพ์ ตัด และติดข้อความที่กล่องรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น

3.  นำกล่องรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น ไปติดที่ฝาปิดชั้นหนังสือ พร้อมแบบฟอร์มใส่กล่องรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น

4.  รับคำร้องจากกล่องรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น และดำเนินการค้นหาหนังสือเล่มที่ผู้ใช้บริการหาไม่พบบนชั้น  

5.  นำหนังสือไปวางไว้ที่งานบริการตอบคำถามและช่วยการค้นคว้าชั้น 1 หรือกรณีผู้ใช้บริการนำคำร้องมายื่นด้วยตัวเอง เจ้าหน้าที่จะดำเนินการค้นหาและเมื่อพบหนังสือจะมอบให้ผู้ใช้บริการทันที

6.  ดำเนินการแจ้งผู้ใช้บริการทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล 

7.  ผู้ใช้บริการรับหนังสือเล่มที่ต้องการ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          ระยะที่ 2 บริการรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้น มีขั้นตอนและวิธีการดำเนินการ ดังนี้

1. พัฒนาระบบให้สามารถแจ้งรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้นแบบออนไลน์ได้ และจัดทำ

ป้าย QR Code สำหรับให้ผู้ใช้บริการสแกนติดไว้ที่ฝาปิดชั้นหนังสือ

2. ผู้ใช้กรอกแจ้งหาหนังสือไม่พบบนชั้นในส่วนของผู้ใช้บริการ ซึ่งประกอบด้วย ประเภทของ

ผู้ใช้บริการ ได้แก่ นักศึกษาปริญญาตรี นักศึกษาบัณฑิตศึกษา อาจารย์ บุคลากร และบุคคลภายนอก ระบุชื่อ-สกุล โทรศัพท์ อีเมล พร้อมระบุรายการหนังสือที่หาไม่พบ

3. เจ้าหน้าที่เข้าไปปรับปรุงข้อมูลและเลือกสถานะคำร้องเป็น ดำเนินการค้นหาหนังสือ เพื่อให้ผู้ใช้บริการตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าขณะนี้คำร้องขอดำเนินการอยู่ในขั้นตอนใด และเมื่อพบหนังสือเล่มที่ผู้ใช้บริการหาไม่พบบนชั้น ก็ปรับปรุงข้อมูลสถานะคำร้องเป็น ค้นหาสำเร็จ กรณีไม่พบหนังสือก็ปรับปรุงข้อมูลเป็น ไม่พบหนังสือ   พร้อมเลือกผู้ให้บริการ วันที่บันทึกผล ระบุเวลา และส่งคำร้องเพื่อบันทึกคำร้อง

4.  แจ้งผู้ใช้บริการทางอีเมล หรือทางโทรศัพท์ 

5.  ผู้ใช้บริการสามารถตรวจสอบสถานะคำร้องแจ้งหาหนังสือไม่พบบนชั้นได้ที่เว็บไซต์ http://ideatank.oas.psu.ac.th/findbox/ และสามารถใช้ตัวกรองให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่ระบุในการตรวจสอบสถานะคำร้องได้

6. ผู้ใช้บริการติดต่อรับหนังสือได้ที่บริการตอบคำถามฯ ชั้น 1 ภายหลังจากได้รับอีเมล หรือโทรศัพท์แจ้งผลการค้นหา และสามารถมาขอรับได้ภายใน 7 วัน หลังจากนั้นหนังสือจะถูกนำขึ้นชั้นเพื่อให้บริการตามปกติ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การนำไปใช้ประโยชน์
 

1. มีบริการรับเรื่องรายการหาหนังสือไม่พบบนชั้นที่อำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้บริการและได้รับหนังสือตามความต้องการ
2. ผู้ใช้บริการได้รับความพึงพอใจในการค้นหาหนังสือของหอสมุดฯ