การจัดทำเอกสารและรายงานด้วย AI

 

1. AI กับงานเอกสารในองค์กร

ประเภทเอกสารที่สามารถใช้ AI ช่วยได้

ข้อดีและข้อจำกัดของ AI

หลักจริยธรรมและการรักษาความลับของข้อมูล

2. การเขียน Prompt สำหรับงานเอกสาร

 

ตัวอย่าง Prompt

 

ร่างหนังสือราชการ

“ช่วยร่างหนังสือขอความอนุเคราะห์วิทยากร เรื่อง "การใช้ AI ในการจัดการข้อมูล" สำหรับบุคลากร จำนวน 50 คน โดยใช้ภาษาราชการ”

 

สรุปรายงานประชุม

 

“สรุปรายงานการประชุมให้เหลือไม่เกิน 1 หน้า พร้อมระบุประเด็นสำคัญ มติที่ประชุม และผู้รับผิดชอบ”

 

3. การใช้ AI ช่วยจัดทำเอกสาร

หนังสือราชการ

บันทึกข้อความ

รายงานผลการดำเนินงาน

โครงการและแผนงาน

คู่มือปฏิบัติงาน (Work Instruction)

SOP และ Workflow

4. การสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลด้วย AI

 

ตัวอย่างการใช้งาน

 

สรุปรายงานความยาว 20 หน้าให้เหลือ 2 หน้า

วิเคราะห์จุดเด่น จุดด้อย โอกาส และความเสี่ยง (SWOT)

สรุปผลการประเมินความพึงพอใจ

วิเคราะห์ข้อเสนอแนะจากผู้รับบริการ

5. การตรวจสอบและปรับปรุงคุณภาพเอกสาร

 

AI สามารถช่วย

 

ตรวจคำผิด

ปรับภาษาให้เป็นทางการ

ปรับโครงสร้างรายงาน

จัดทำสารบัญและหัวข้อ

ตรวจความสอดคล้องของเนื้อหา

เครื่องมือ AI ที่นิยมใช้

ChatGPT สำหรับร่างและสรุปเอกสาร

Microsoft Copilot สำหรับงานเอกสารใน Word และ PowerPoint

Gemini สำหรับวิเคราะห์และสรุปข้อมูล

Claude สำหรับสรุปเอกสารขนาดใหญ่