การเป็นเลขานุการผู้บริหาร สำนักวิทยบริการ

เรื่อง การเป็นเลขานุการผู้บริหารอย่างมืออาชีพ

ชื่อเรื่อง

การเป็นเลขานุการผู้บริหาร สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี : บทบาทสนับสนุนการบริหารเชิงยุทธศาสตร์

ความเป็นมาและความสำคัญ

เลขานุการผู้บริหารถือเป็นตำแหน่งที่มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการบริหารงานของผู้บริหาร ทั้งด้านการประสานงาน การจัดการข้อมูล การสื่อสาร และการอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจ หากเลขานุการมีความรู้ ความสามารถ และทักษะที่เหมาะสม จะช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และเป็นระบบ ดังนั้น การจัดการความรู้เรื่องการเป็นเลขานุการผู้บริหารจึงมีความจำเป็น เพื่อถ่ายทอดประสบการณ์ เทคนิค และแนวปฏิบัติที่ดีให้สามารถนำไปใช้ได้จริง

องค์ความรู้ที่ได้รับ

บทบาทการเป็นเลขานุการผู้บริหาร สำนักวิทยบริการ ม.อ.ปัตตานี

• เป็นผู้ช่วยผู้บริหารในการเตรียมข้อมูล วิเคราะห์เบื้องต้น และจัดทำเอกสารประกอบการตัดสินใจ

• สนับสนุนการบริหารงานตามพันธกิจของสำนักวิทยบริการ ได้แก่ การบริการสารสนเทศ การเรียนรู้ตลอดชีวิต และการบริการวิชาการ

• เป็นศูนย์กลางการประสานงานระหว่างผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่าย และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

• สนับสนุนการดำเนินงานด้านแผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ การติดตามตัวชี้วัด และการรายงานผลการดำเนินงาน

• ดูแลงานประชุมคณะกรรมการประจำสำนัก การประชุมฝ่ายบริหาร และการประชุมที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ตั้งแต่การเตรียมการจนถึงการติดตามมติ

• รักษาความลับทางราชการ ข้อมูลเชิงนโยบาย และข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเคร่งครัด

ทักษะที่จำเป็นของเลขานุการผู้บริหาร

• ทักษะการสื่อสารเชิงราชการและการเขียนหนังสือราชการอย่างถูกต้องตามระเบียบ

• ทักษะการบริหารเวลา การจัดลำดับความสำคัญของงาน และการทำงานภายใต้ความกดดัน

• ทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมสำนักงาน และระบบประชุมออนไลน์

• ทักษะมนุษยสัมพันธ์ การทำงานเป็นทีม และการประสานงานข้ามหน่วยงาน

แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practices)

• เตรียมข้อมูลและเอกสารล่วงหน้าก่อนการประชุมทุกครั้ง

• จัดทำ Check list งานประจำวัน/สัปดาห์/เดือน

• บันทึกและติดตามมติที่ประชุมอย่างเป็นระบบ

• สื่อสารด้วยความสุภาพ ชัดเจน และตรงประเด็น

ขั้นตอนการปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหาร (โดยสรุป)

1. รับนโยบายและข้อสั่งการจากผู้บริหาร

2. วางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน

3. ประสานงานและดำเนินการตามแผน

4. ติดตามผลการดำเนินงานและรายงานผู้บริหาร

5. จัดเก็บเอกสารและสรุปบทเรียนจากการทำงาน