การสงวนรักษาและการอนุรักษ์ทรัพยากรสารสนเทศในรูปแบบดิจิทัล ประเภทเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี

 

1.ความเป็นมาของหน่วยงาน

หอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ (John F. Kennedy Library) ตั้งขึ้นด้วยการริเริ่มและดำเนินการของ ฯพณฯ พันเอกถนัด คอมันตร์ อธิการบดีคนแรกของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ซึ่งในขณะนั้นดำรงตำแหน่งเป็นกรรมการมูลนิธิจอห์น เอฟ เคนเนดี้ ท่านจึงได้นำเรื่องที่จะสร้างห้องสมุดเข้าปรึกษากรรมการมูลนิธิเพื่อขอความช่วยเหลือในการก่อสร้าง ซึ่งมูลนิธิฯ ได้ให้งบประมาณมาก่อสร้างอาคารเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 3,595,000 บาท ในปี พ.ศ. 2532 พระราชกฤษฎีกาจัดตั้งส่วนราชการมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ทบวงมหาวิทยาลัย พ.ศ. 2532 กำหนดไว้ว่า เนื่องจากมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์มีนโยบายที่จะรวมกิจกรรมด้านงานบริการห้องสมุดและเทคโนโลยีทางการศึกษาเข้าด้วยกัน เพื่อปรับปรุงให้มีเอกภาพด้านการจัดวางระบบงาน และเพิ่มประสิทธิภาพด้านการเรียน การสอน การวิจัย และการบริการวิชาการ ในการนี้ สมควรจัดตั้ง สำนักวิทยบริการ ขึ้นในมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ เพื่อให้บริการทางการศึกษาแก่นักศึกษา บุคลากรของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์และบุคคลภายนอกได้อย่างเต็มที่ 

สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี มีหน้าที่หลักในการให้บริการทางวิชาการด้านทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน การวิจัย การอบรม รวมถึงการค้นคว้าทำงด้านวิชาการต่างๆ ของผู้ใช้บริการทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย ปัจจุบันสำนักวิทยบริการให้บริการทรัพยากรสารสนเทศแก่ผู้ใช้บริการในหลากหลายประเภท หลากหลายรูปแบบ ทั้งในรูปแบบสิ่งพิมพ์ รูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และฐานข้อมูลทางวิชาการในระบบออนไลน์ เพื่อให้บริการสารสนเทศที่ครอบคลุมหลักสูตรที่เปิดสอนในวิทยาเขตปัตตานี

หอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ สำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ให้ความสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง ทั้งยังเป็นหน่วยงานที่ให้บริกาทรัพยากรสารสนเทศแก่ผู้ใช้บริการที่หลากหลายประเภทและหลากหลายรูปแบบ

2.วัตถุประสงค์ของการจัดทำโครงการสงวนรักษา

ทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล หมายความถึง ทรัพยากรสารสนเทศที่มีรูปแบบที่เป็นดิจิทัล ไม่ว่าจะเกิดเป็นดิจิทัล หรือถูกแปลงให้เป็นดิจิทัล สามารถเข้าถึงได้โดยผ่านเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ หรือผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ที่ต้องเป็นเทคโนโลยีดิจิทัล เพราะว่า สามารถสืบค้นข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง ตรงกับความต้องการ สามารถจัดการกับข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถขยายขอบเขตของการใช้งาน หรือการเข้าถึงข้อมูล ให้สามารถเข้าถึงได้ในวงกว้าง ในการสงวนรักษาทรัพยากรสารสนเทศในรูปแบบดิจิทัล จึงประกอบด้วย 3 กระบวนการ คือ

1.การแปลงข้อมูล (Digitization)

2.การจัดเก็บและการจัดการข้อมูล (Information Management)

3.การเข้าถึงข้อมูล (Information Access)

1. การแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปดิจิทัล (Digitization Technology) นั้นการแปลงสารสนเทศไปสู่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้เทคโนโลยีหรือวิธีการที่เหมาะสม การตรวจสอบและแก้ไขแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้อง เพื่อนำขึ้นสู่ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ที่หอสมุดฯ มีให้บริการทั้งแบบ Abstracts และแบบ Full Text
2. การบริหารจัดการข้อมูล (Information Management) โดยการใส่เมทาดาทา เพื่ออธิบายรายละเอียดต่างๆ ของข้อมูลที่จัดเก็บ เพื่อเป็นเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูล สืบค้นข้อมูล รวมทั้งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการข้อมูลในคลังข้อมูล เมทาดาทา 
3. กระบวนการสงวนทรัพยากรสารสนเทศ คือ รูปแบบของการเผยแพร่ข้อมูล ทางออนไลน์ คลังข้อมูล ระบบจัดแสดง รูปแบบ e-book พร้อมนำเสนอการเผยแพร่ในรูปแบบต่างๆ ซึ่งทางหอสมดฯ ได้จัดทำฐานข้อมูลขึ้นมา ได้แก่ ฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแหล่งสารสนเทศทางด้านประวัติศาสตร์ของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ในหัวแง่มุมต่างๆ ทั้งที่อยู่ในรูปของเอกสาร ภาพถ่าย เสียงและมัลติมีเดีย ที่ให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นได้โดยผ่านระบบเครือข่าย เพื่อประโยชน์ทางด้านการศึกษาสะท้อนถึงที่มาและ คุณค่า วัฒนธรรมองค์กรอีกทั้งเป็นการเสริมสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างผู้คนต่างวัฒนธรรมโดยใช้วิธีการรวบรวมข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ทั้งหนังสือรายงานการวิจัย รายงานประจำปี วารสาร หนังสืออนุสรณ์และหนังสือในพิธีพระราชทานปริญญาบัตร เว็บไซต์ รวมทั้งการขอความอนุเคราะห์จากบุคคลและหน่วยงาน ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัยคลังจดหมายเหตุ

3.สาเหตุที่ต้องมีการสงวนรักษา

ผู้ปฎิบัติงานรับเอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ หรือไฟล์หนังสือที่มีผู้บริจาค และนำตัวเล่มมาพิจารณาดูเนื้อหาที่ต้องการจากทำการสแกนเอกสาร หรือค้นหาจากเว็บไซต์ออนไลน์ต่างๆ จากนั้นนำไฟล์เนื้อหาที่ต้องการลงฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี

ขั้นตอนการทำสงวนรักษา และเครื่องมือแปลงรูปแบบเอกสารจดหมายเหตุ

ขั้นตอนการดำเนินงาน

1. รับหนังสือแหรือเอกสารที่เกี่ยวจดหมายเหตุ
2. ตรวจสอบเนื้อหาที่จะทำการสแกน Fujitsu  fi-6770 
3. ตรวจสอบไฟล์เอกสาร

• ตรวจและแต่งไฟล์เอกสารกับโปรแกรม Adobe Acrobat 7.0 Professional
• ผู้ปฏิบัติงานทำการบันทึกไฟล์ที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว
• การลงข้อมูลในฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี

เครื่องมือ 

1 เครื่องคอมพิวเตอร์

2 เครื่องสแกนเนอร์ Fujitsu  fi-6770

3.2 เวลาในการดำเนินการ

ใช้เวลาในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ 25 นาทีต่อรายการ รวมเวลาในการตรวจสอบไฟล์เอกสาร 10 รายการต่อ 1 วัน เมื่อนำข้อมูลลงฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี ผู้ใช้บริการสามารถเข้าใช้งานได้ทันที

4.การดำเนินโครงการและงบประมาณ

การดำเนินการเอกสารจดหมายเหตุมีตลอดปีงบประมาณ ทางหน่วยงานไม่มีการกำหนดนโยบายการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร คอเล็กชั่นหอจดหมายเหตุจึงเป็นส่วนหนึ่งในบริการของหอสมุดฯ และใช้งบประมาณเงินแผ่นดินในการจัดหา หรือมีการบริจาคเข้าหอสมุดฯ