แนวทางการจัดการค่าปรับทรัพยากรหาย (LO) ในระบบ ALIST และระบบติดตามหนี้สินห้องสมุด

สวัสดีครับ วันนี้มีกรณีศึกษาเกี่ยวกับการจัดการค่าปรับทรัพยากรหาย (LO) ในระบบ ALIST และระบบติดตามหนี้สินห้องสมุดมาให้เรียนรู้กัน ซึ่งเป็นเคสที่พบเจอไม่บ่อยนักตั้งแต่มีการจัดทำและให้บริการระบบติดตามหนี้สินและทรัพยากรค้างส่งของห้องสมุดขึ้น ประกอบกับตัวผู้ทำระบบเองที่ไม่ได้เข้าใจลักษณะประเภทค่าปรับทั้งหมดของระบบ ALIST อย่างถี่ถ้วนจนสามารถออกแบบวิธีการจัดการที่เหมาะสมในระบบที่พัฒนาแยกออกไปอย่างเช่นระบบติดตามหนี้สินและทรัพยากรค้างส่งของห้องสมุดนี้ แต่เมื่อเจอเหตุการณ์จริง สามารถหาสาเหตุและแก้ไขปัญหาได้ จึงเกิดเป็นองค์ความรู้ที่อยากนำมาถ่ายทอดเอาไว้ให้เป็นแนวปฏิบัติในการทำงานของบุคลากรครับ

กรณีศึกษา

1. ผู้ใช้เข้ามาที่ห้องสมุดเพื่อชำระค่าปรับ โดยมีหนี้คงค้างกับห้องสมุดจำนวน 4017.50 บาท ประกอบด้วย

- ค่าปรับทรัพยากรหาย (Lost Item) จำนวน 3937.50 บาท

- ค่าธรรมเนียม 50 บาท

- ค่าปรับเกินกำหนดส่ง 30 บาท

2. เจ้าหน้าที่เข้าโปรแกรมชำระหนี้สิน และดำเนินการตามขั้นตอนปกติที่ทำอยู่ โดยการสร้าง QR Code สำหรับชำระเงินขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้สแกนจ่าย

 โปรแกรมชำระหนี้สิน

3. ผู้ใช้ทำการสแกนจ่ายตามยอดสุทธิ 4017.50 บาท ยอดเงินโอนเข้าบัญชีห้องสมุดสำเร็จ โดยปกติเมื่อตรวจพบว่าได้รับยอดเงินถูกต้อง ระบบหลังบ้านจะทำการตัดชำระหนี้ในระบบห้องสมุดให้โดยอัตโนมัติ แต่ครั้งนี้ระบบแจ้งว่า ชำระหนี้ไม่สำเร็จ เมื่อตรวจสอบพบว่ามีเพียงยอดค่าธรรมเนียม 50 บาท และ ค่าปรับเกินกำหนดส่ง 30 บาท เท่านั้นที่ถูกตัดชำระหนี้ในระบบห้องสมุด แต่ค่าปรับทรัพยากรหาย (Lost Item) จำนวน 3937.50 บาทยังคงอยู่

เมื่อได้ทำการตรวจสอบและประสานกับทาง Support ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ALIST ทำให้ทราบสาเหตุที่ระบบไม่อนุญาตให้ตัดชำระหนี้ค่าปรับทรัพยากรหาย (Lost Item) ทันทีเนื่องจากยังมีขั้นตอนที่เจ้าหน้าที่จะต้องเข้าไประบุรูปแบบการชำระค่าปรับทรัพยากรหายก่อน ซึ่งมี 3 รูปแบบที่ต้องเลือกตามการทำงานจริง ดังรูป

- ทรัพยากรถูกพบและนำมาคืน

- สมาชิกจัดหาทรัพยากรมาทดแทน

- ชำระค่าปรับทรัพยากรหายเป็นเงิน

ซึ่งขั้นตอนการทำงานนี้ยังไม่มี Web Services หรือ API รองรับการจัดการจากระบบภายนอก เจ้าหน้าที่ต้องเข้ามาเลือกดำเนินการด้วยตนเอง

4. ในกรณีตัวอย่างให้เลือกรูปแบบการชำระค่าปรับทรัพยากรหายที่ 3 ชำระค่าปรับทรัพยากรหายเป็นเงิน > คลิกเลือกรายการที่แจ้งหาย > เลือกวิธีการชำระ > กดปุ่มยืนยันการทำรายการ ก็จะสิ้นสุดการทำงาน โดยหากวิธีการชำระที่เลือกเป็นการชำระเงินสดที่เคาน์เตอร์บริการ ผู้รับเงินต้องนำส่งยอดเงินที่การเงินสำนักวิทยบริการ แต่หากผู้ใช้ได้ทำการโอนชำระผ่าน QR Code ไปก่อนแล้ว ให้เลือกวิธีการชำระเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะไม่ต้องมีการนำส่งยอดเงินแต่อย่างใดครับ

ระบบไม่อนุญาตให้ชำระเงินค่าปรับทรัพยากรหาย (LO) จนกว่าจะเลือกรูปแบบการชำระ

หน้าจอการทำงานที่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ALIST

เมื่อดำเนินการทั้งหมดครบถ้วนก็จะเป็นการชำระ ค่าปรับทรัพยากรหาย (LO) ให้ผู้ใช้ได้อย่างสมบูรณ์ ทางการเงินสำนักก็จะได้รับยอดเงินครบถ้วนตรงกับรายงานค่าปรับระบบยืมคืนแยกตามเจ้าหน้าที่ในระบบห้องสมุด

ดังนั้นกล่าวโดยสรุป การชำระค่าปรับห้องสมุดยังคงดำเนินการทุกอย่างได้ตามเดิม เพียงแต่หากมีประเภทค่าปรับเป็น "ค่าปรับทรัพยากรหาย (LO)" กระบวนการยังไม่จบสิ้นที่ระบบติดตามหนี้สินฯ นะครับ เจ้าหน้าที่ต้องเข้ามาที่ระบบยืม-คืนเพื่อทำในขั้นตอนที่ 4 ต่อเพื่อให้ครบกระบวนการนั่นเอง

หวังว่าข้อมูลทั้งหมดนี้จะเป็นแนวปฏิบัติให้บุคลากรที่ให้บริการรับชำระค่าปรับสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องตรงกันนะครับ