เทคนิคเอกสารที่จะการนำเข้าเพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เทคนิคเอกสารที่จะการนำเข้าเพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

        การนำเข้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Document  เป็นเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งปัจจุบันหน่วยงานจะส่งเสริมการใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากจะลดการใช้ทรัพยากรกระดาษได้แล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ในสำนักงาน เช่นเครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์  อีกทั้งยังลดปัญหาการทำงานที่ล่าช้าหรืองานผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารสูญหาย ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน คือ PDF เพราะใช้งานง่าย หลักการแสดงผลก็รวดเร็วอีกด้วย

การนำเข้าเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีเทคนิคง่ายๆ ดังนี้

1.การร่างเอกสาร รูปแบบการร่างและจัดหน้าเอกสารให้มีความถูกต้อง เหมาะสม และสวยงาม

2.การลงนามเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ บริเวณที่มีการลงนาม ให้ใส่ #SG01#  ดังภาพ

รูปที่ 1 หน้าจอแสดงเอกสารที่จะนำเข้าเพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์

3.เมื่อดำเนินการร่างเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ save ไฟล์ เป็นนามสกุล .pdf 

4.เสร็จแล้วสามารถนำเข้าเอกสารในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เลย โดยไปที่เมนูสร้างเอกสาร และเมนูย่อย คือ นำเข้าเพื่อเสนอลงนาม ดังภาพ

รูปที่ 2 หน้าจอแสดงผลการนำเข้าเอกสารเพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์