ประสบการณ์การศึกษาทางไกลหลักสูตร SUP

 

บอกเล่าประสบการณ์

การศึกษาทางไกล Distance Learning

หลักสูตร Supervisory Skill ทักษะการเป็นหัวหน้างาน

 

      มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้จัดให้มีการศึกษาทางไกลสำหรับบุคลากรในตำแหน่งหัวหน้างาน ระหว่างวันที่ 9 สิงหาคม – 19 กันยายน 2553 ซึ่งฉันได้มีโอกาสในการศึกษาครั้งนี้และบุคลากรสำนักวิทยบริการที่ร่วมด้วยคือ คุณวิชญาพร เฟื่องฟูขจร

          กองการเจ้าหน้าที่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์เป็นผู้รับผิดชอบโครงการ จัดการศึกษาทางไกล (Distance Learning) หลักสูตร Supervisory Skill ทักษะการเป็นหัวหน้างาน (SUP) รุ่นที่ 18 ซึ่งจัดโดยส่วนบริการฝึกอบรมและสัมมนา (การศึกษาทางไกล) ฝ่ายส่งเสริมการเพิ่มผลผลิต สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เพื่อเพิ่มพูนความรู้ในการทำงาน ไม่ต้องเดินทางไปอบรมกับสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติที่กรุงเทพมหานคร เป็นการศึกษาด้วยตนเอง ซึ่งการศึกษาทางไกล หรือ Distance Learning ช่วยให้ผู้เรียนเรียนได้ทุกที่ทุกเวลา เพียงแต่ไม่ทันสมัยเหมือนปัจจุบัน ผู้รับผิดชอบโครงการส่งหนังสือมาให้อ่าน และส่งข้อสอบมาให้ทำ มีการประเมินผลเป็นระยะ เมื่อจบหลักสูตรมีการอบรมสรุปผลการอบรมและแจกประกาศนียบัตร

หนังสือประกอบการอบรม

 

          ความรู้ที่ได้รับจากการอบรมทักษะการเป็นหัวหน้างาน มี 12 หัวข้อ ขอสรุปคร่าว ๆ ดังนี้ค่ะ

          1. บทนำ เป็นบทเริ่มต้นให้ผู้เรียนทำความเข้าใจทราบถึงเนื้อหาโดยภาพรวมของหนังสือ และได้กล่าวถึงความหมายของ "หัวหน้างาน" ความแตกต่างระหว่างหัวหน้างานกับพนักงานทั่วไป และบทบาทของหัวหน้างานที่เป็นตัวจักรกลที่สำคัญขององค์กรในการช่วยผลักดันให้งานสำเร็จ

           2. การเป็นหัวหน้างานที่ดี กล่าวถึง ลักษณะของปัญหาที่พบบ่อยในองค์กร คุณลักษณะหรือคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับการเป็นหัวหน้างาน ข้อควรคำนึงเบื้องต้นสำหรับหัวหน้างานในการปฏิบัติงาน ตลอดจนทักษะที่จำเป็นสำหรับหัวหน้างาน เพื่อปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จและสร้างความเจริญก้าวหน้า

          3. การบริหารงาน กล่าวถึง การจัดการ กระบวนการทางการจัดการ ซึ่งถือว่าเป็นหน้าที่ที่สำคัญของผู้บริหารทุกระดับ เพื่อใช้เป็นแนวความคิดหรือแนวทางในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

          4. การบริหารคน กล่าวถึงการบริหารคน ซึ่งเป็นหนึ่งในกระบวนการด้านการจัดการที่สำคัญมากที่สุด การบริหารทรัพยากรมนุษย์และกิจกรรมทางด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งหัวหน้าสามารถนำไปใช้ในการบริหารคนในองค์กรให้เกิดประโยชน์ต่อไป

         5. การพัฒนาตนเอง กล่าวถึงการพัฒนาตนเองซึ่งเป็นรากฐานสำคัญและมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการฝึกฝนและพัฒนาตนเองให้สามารถเข้าใจความต้องการของตนเอง เข้าใจผู้อื่น และสภาพแวดล้อมต่าง ๆ อย่างมีเหตุและผล

       6. การสื่อสารภายในองค์กร กล่าวถึง ความหมายและความสำคัญของการสื่อสารภายในองค์กร องค์ประกอบที่สำคัญของการสื่อสาร กระบวนการสื่อสาร วิธีการและลักษณะของการสื่อสารภายในองค์กร อุปสรรคที่สำคัญในการสื่อสาร ตลอดจนหลักการและเทคนิคในการสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิผล

          7. การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน กล่าวถึงความสำคัญของการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน เป็นการยอมรับว่าธรรมชาติของคนนั้นมีความต้องการที่หลากหลาย หน้าที่ขององค์กรประการหนึ่งคือ การสนองตอบความต้องการของบุคลากรที่เกี่ยวเนื่องกับการทำงาน ซึ่งจะนำไปสู่ความพึงพอใจในการทำงานของบุคลากรและการอยู่ร่วมกันอย่างมีเหตุผล

          8. การประเมินผลการปฏิบัติงาน เกี่ยวกับความหมายและความสำคัญของการประเมินผลการปฏิบัติงาน ปรัชญา วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน บทบาทของหัวหน้างานในการประเมินผลการปฏิบัติงาน การกำหนดเกณฑ์และรูปแบบในการประเมินผลการปฏิบัติงาน รวมถึงความตระหนักถึงปัญหาในการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ต้องพึงระวัง

          9. การสอนงาน หัวหน้างานที่ดีไม่ได้มีหน้าที่เพียงแค่สั่งงานเท่านั้น แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการสอนงานและพัฒนางาน เพื่อให้บุคลากรพัฒนาศักยภาพของตนเอง ทำงานด้วยความมั่นใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น หัวข้อนี้มีรายละเอียดเกี่ยวกับ ความหมาย และความสำคัญของการสอนงาน   ประโยชน์ของการสอนงาน ขั้นตอนและวิธีการสอนงาน หลักการสอนงานที่ดี รวมถึงการปฐมนิเทศบุคลากรใหม่

          10. หัวหน้างานกับการเพิ่มผลผลิต เกี่ยวกับบทบาทของหัวหน้างานต่อการเพิ่มผลผลิต เพื่อนำไปสู่คุณภาพของงานและคุณภาพชีวิตการทำงานทั้งของตนเองและของผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งหัวหน้างานมีบทบาทที่สำคัญต่อการส่งเสริมให้บุคลากรปฏิบัติงานตามวิธีการที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการ และบุคลากรจะต้องมีความปลอดภัย มีขวัญและกำลังใจในการทำงานด้วย

          11. จริยธรรมในการบริหารงาน เกี่ยวกับจริยธรรมหรือจรรยาบรรณในการปฏิบัติงานและการบริหารงานซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่จะส่งผลกระทบทั้งภายในและภายนอกองค์กร การสร้างจริยธรรมให้เกิดขึ้นในองค์กร รวมถึงคุณธรรมของผู้บริหารเพื่อเป็นแบบอย่างที่ดีในการสร้างจริยธรรมให้เกิดขึ้นในองค์กรอย่างแท้จริง

          12. หัวหน้างานกับความท้าทายครั้งใหม่ หัวข้อนี้เกี่ยวกับเรื่องการบริหารการเปลี่ยนแปลง ซึ่งผู้บริหารและหัวหน้างานจะต้องให้ความสำคัญและมีบทบาทในการนำการเปลี่ยนแปลงอย่างสร้างสรรค์ โดยตระหนักถึงการร่วมแรงร่วมใจของบุคลากร ซึ่งมีปัจจัยสำคัญที่ผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงคือ สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิน สภาพแวดล้อมทางการเมืองและกฎหมาย การเปลี่ยนแปลงทางสังคมและโครงสร้างประชากร ภาวการณ์แข่งขัน และความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีความเป็นผู้นำ เป็นแบบอย่างที่ดีให้กับบุคลากรเพื่อให้เห็นถึงความเสียสละและความทุ่มเท สามารถฟันฝ่าอุปสรรคที่เกิดขึ้น

          ในการอบรมนั้นจะต้องทำข้อสอบประเมินความรู้อย่างต่อเนื่อง ข้อสอบชุดที่ 1 จำนวน 2 ครั้ง ชุดที่ 2 จำนวน 5 ครั้ง

          นอกจากนี้ผู้อบรมจะต้องทำแบบทดสอบประมวลความรู้ โดยการเขียนแนะนำองค์กร บทบาทหน้าที่ของงานบริการสารสนเทศ ฝ่ายหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ บทบาทหน้าที่ของผู้อบรม รายละเอียดและขั้นตอนการวางแผนงานของผู้อบรมในฐานะหัวหน้าหน่วยงาน แผนงานที่รับผิดชอบพร้อมระบุดัชนีชี้วัดความสำเร็จและเป้าหมายในเชิงตัวเลขที่จะต้องทำให้สำเร็จ โครงสร้างองค์กร รายละเอียดงาน (Job Description) ของผู้อบรมและผู้ใต้บังคับบัญชา ขั้นตอนการอำนวยการหรือสั่งการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาดำเนินการตามแผน จัดทำใบแจกแจงงาน (Job Breakdown Sheet) ซึ่งระบุขั้นตอนการทำงานหลัก (Main Steps) และจุดสำคัญ (Key Points) ตลอดจนเรื่องการสร้างแรงจูงใจในการปฏิบัติงาน

          ขอยกตัวอย่างคำตอบของฉันในแบบทดสอบเรื่องการสร้างแรงจูงใจ ดังนี้ค่ะ

    “6.2 การปฏิบัติและวิธีการ ของท่านในการสร้างแรงจูงใจของผู้ใต้บังคับบัญชา แต่ละวิธีสอดคล้องกับหลักการ และทฤษฎีใดบ้าง

          ผู้อบรมมีการปฏิบัติงานและวิธีการในการสร้างแรงจูงใจของผู้ใต้บังคับบัญชา ตามทฤษฎีของ Maslow ดังนี้

          1. ความต้องการด้านร่างกาย มีการดูแลผู้ปฏิบัติงานให้ปฏิบัติงานอย่างเหมาะสม จัดตารางการให้บริการอย่างเหมาะสม ให้มีช่วงพักและพักรับประทานอาหารกลางวัน มีการเฉลี่ยภาระงานของแต่ละบุคคลให้เท่าๆ กัน เพื่อไม่ให้งานหนักอยู่ที่ใครคนใดคนหนึ่ง

          2. ความต้องการความปลอดภัย คำนึงถึงความปลอดภัยในการทำงาน ใช้เครื่องมือ อุปกรณ์อย่างปลอดภัย ใช้เครื่องทุ่นแรงในการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ที่มีน้ำหนักมาก และกำกับดูแลเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยอย่างเคร่งครัด

          3. ความต้องการความรักหรือสังคม ให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถเลือกกลุ่มเพื่อนในการเข้าร่วมกิจกรรม/การปฏิบัติงานบางกิจกรรมตามความต้องการ หัวหน้าให้ความรัก ความเอาใจใส่ผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างเสมอภาค รวมทั้งการให้คำปรึกษา และแก้ปัญหาการปฏิบัติงาน

          4. ความต้องการให้ผู้อื่นยอมรับ การให้เกียรติ ให้ความสำคัญแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน ให้ผู้ที่มีความถนัดในแต่ละด้าน เป็นผู้นำกิจกรรมตามความเหมาะสม ยกตัวอย่างเช่น บุคลากรที่มีความสนใจเรื่องต้นไม้และการตกแต่ง ให้เป็นหัวหน้าโครงการห้องสมุดสีเขียว จัดสภาพแวดล้อม บรรยากาศภายในและด้านหน้าอาคารห้องสมุดให้ร่มรื่น มีการยกย่องชมเชยเมื่อห้องสมุดชนะการประกวดภูมิทัศน์ในระดับมหาวิทยาลัย

          5. ความต้องการความสำเร็จในชีวิต มีการส่งเสริม สนับสนุน ให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำผลงานทางวิชาการ เพื่อขอเลื่อนระดับให้มีความก้าวหน้าในชีชาชีพ ในปีที่ผ่านมาผู้ใต้บังคับบัญชาได้รับการเลื่อนระดับ จำนวน 3 คน”

 

                                                                   บันทึกไว้ก่อนเกษียณอายุราชการ

                                                                              รวีวรรณ ขำพล

                                                                             17 มิถุนายน 2563