การเขียนรายงานการประชุม (สรุปจากการเข้าอบรม)

การเขียนรายงานการประชุม

การเขียนรายงานการประชุม คือ เป็นการบันทึกความคิดเห็นของผู้ที่มาประชุมและผู้ที่เข้าร่วมการประชุม ซึ่งเป็นการแสดงความคิดเห็นเพื่อนำไปสู่การลงมติของที่ประชุมเพื่อเป็นหลักฐานเอาไว้ 

วิธีการจดและเขียนรายงานการประชุม

1.จดรายละเอียดทุกคำพูดของกรรมการทุกคน คำต่อคำ กิริยาอาการ พร้อมด้วยมติ

2.จดย่อคำพูด เอาแต่ใจความที่เป็นประเด็นสำคัญอันนำไปสู่ข้อสรุป พร้อมด้วยมติ

3.จดสรุปหาสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผล และข้อสรุป

การเขียนจดหมายเชิญประชุม มีหลักการเขียนดังนี้

1.จดหมายเชิญประชุมควรส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วันก่อนการประชุม เพื่อให้เตรียมตัวเข้าร่วมประชุม หรือหากมีธุระจะได้แจ้งให้หน่วยงานทราบ

2.แจ้งเรื่องที่ประชุม วัน เวลา สถานที่ พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจน

3.ใช้สำนวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม และได้ใจความ ไม่เขียนเยิ่นเย้อ วกวน เพราะจะทำให้ผู้อ่าน เข้าใจความหมายที่ไม่ถูกต้อง

4.การเขียนจดหมายเชิญประชุม อาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงไปในจดหมายเชิญประชุม หรือแยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากก็ได้

ความสำคัญของรายงานการประชุม

1.เป็นองค์ประกอบหนึ่งของการประชุม

2.เป็นหลักฐานการปฏิบัติงานของกลุ่มบุคคล องค์กร

3.เป็นเครื่องมือติดตามงาน

4.เป็นหลักฐานอ้างอิงที่ใช้ได้ตามกฎหมาย

5.เป็นข้อมูลข่าวสาร

คุณลักษณะรายงานการประชุม

1.รูปแบบ : ถูกต้อง เป็นระเบียบ สะอาด เรียบร้อย สวยงาม

2.องค์ประกอบ : ครบถ้วน สมบูรณ์

3.การใช้ภาษา : ถูกระดับ ถูกไวยกรณ์ สละสลวยเข้าใจง่าย

4.เนื้อหา : ถูกต้อง ชัดเจน เที่ยงตรง เข้าใจง่าย เป็นระเบียบ

คุณสมบัติของผู้เขียนรายงานการประชุม

1.รอบรู้ในเรื่องที่ประชุม

2.มีสมาธิดี

3.มีทักษะในการใช้ภาษา

4.มีความถี่ถ้วน รอบคอบ

5.เที่ยงตรง ยุติธรรม รักองค์กร

รูปแบบรายงานการประชุมองค์ประกอบรายงานการประชุม

 โดยทั่วไปใช้รูปแบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

รูปแบบรายงานการประชุม มี 3 ส่วน

1.ส่วนต้น/นำ

2.ส่วนเนื้อเรื่อง

3.ส่วนท้าย

สามารถเข้าไปดูตัวอย่างไฟล์รายงานการประชุม ได้ดังเอกสารประกอบเนื้อหา

ขอบคุณค่ะ