กระบวนการจัดการเอกสารเกี่ยวกับการรับนักศึกษาฝึกงานที่ห้องสมุด

กระบวนการจัดการเอกสารเกี่ยวกับการรับนักศึกษาฝึกงานที่ห้องสมุด

         เนื่องด้วยทางหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ จะมีนโยบายรับนักศึกษาเข้ามาฝึกประสบการณ์วิชาชีพในทุกๆปี ไม่ว่าจะเป็นจากทางภาควิชาบรรณรักษศาสตร์และสารนิเทศศาตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี ซึ่งจะมีการฝึกประสบการณ์ที่หอสมุดฯ เป็นการฝึกงานภายในก่อนออกไปฝึกงานภายนอก โดยจะเป็นการฝึกระยะเวลาสั้นๆ ให้นักศึกษาได้เรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการทำงานต่างๆในห้องสมุด นอกจากนี้ทางหอสมุดจอห์น เอฟ เคนเนดี้ก็ยังเปิดรับนักศึกษาจากมหาวิทยาลัยอื่นๆที่สนใจเข้ามาฝึกประสบการณ์วิชาชีพหรือการฝึกสหกิจศึกษาอีกด้วย ซึ่งเมื่อมีนักศึกษาสนใจเข้ามาฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ก็จะมีการส่งเอกสารขอความอนุเคราะห์จากทางมหาวิทยาลัยส่งมายังหอสมุดฯ โดยทางฝ่ายงานธุรการของหอสมุดฯจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการกระบวนการเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ โดยมีขั้นตอนและกระบวนการดังนี้

1.เมื่อทางฝ่ายหอสมุดได้รับเอกสารขอความอนุเคราะห์ในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพหรือการฝึกสกิจศึกษาแล้ว จะดำเนินการลงรับเอกสารและเสนอแฟ้มไปยังหัวหน้าฝ่ายหอสมุดฯ ดังรูป

                                                                                               รูปที่ 1

2.เมื่อผ่านการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายหอสมุดฯเรียบร้อยแล้ว งานสารบรรณจะดำเนินการจัดทำหนังสือตอบรับเพื่อส่งไปทางคณะฯ หรือมหาวิทยาลัยที่ได้ส่งขอความอนุเคราะห์ในการฝึกงาน ดังรูป

                                                                                                    รูปที่ 2

3.เจ้าหน้าที่ธุรการจะดำเนินการจัดตารางการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ซึ่งในขั้นตอนนี้จะต้องมีความละเอียด ดังรูป

                                                                                                   รูปที่ 3

4.เจ้าหน้าที่ธุรการจัดส่งเอกสารเกี่ยวกับตารางการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เพื่อความเตรียมพร้อมของนักศึกษาที่จะมาฝึกประสบการณ์วิชาชีพ 

5.ทางมหาวิทยาลัยจะส่งเอกสารการส่งตัวนักศึกษาเข้ารับการฝึกประสบการณ์วิชาชีพมาล่วงหน้า หรืออาจจะส่งเอกสารในวันเดียวกับการมาฝึกงานวันแรกของนักศึกษา ดังรูป

                                                                                                      รูปที่ 4

6.เจ้าหน้าที่ธุรการจะส่งเมล์เพื่อปฐมนิเทศนักศึกษาหรือต้อนรับนักศึกษาเข้ามาฝึกงาน ดังรูป

                                                                                                             รูปที่ 5

7.เจ้าหน้าที่ธุรการ จะรับผิดชอบและทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงให้แก่นักศึกษา จะนักศึกษาไปทำความรู้จักโซนต่างๆ หรือกระบวนการทำงานต่างๆของห้องสมุดฯ 

8.เมื่อนักศึกษาฝึกประสบการณ์วิชาชีพเสร็จสิ้นแล้ว ทางเจ้าหน้าที่ธุรการและบุคลากรที่ให้การฝึกงานจะทำการประเมินการฝึกงานของนักศึกษาเพื่อเตรียมจัดส่งผลประเมินไปยังมหาวิทยาลัย