Checklist การลงทะเบียนวารสารสิ่งพิมพ์เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการให้บริการ

          วารสารสิ่งพิมพ์เป็นทรัพยากรสารสนเทศที่มีการออกเผยแพร่อย่างต่อเนื่องและมีความสำคัญต่อการศึกษาค้นคว้าของผู้ใช้บริการ การลงทะเบียนวารสารจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้ห้องสมุดสามารถควบคุม ตรวจสอบ และติดตามการได้รับวารสารได้อย่างถูกต้องครบถ้วน
          จากการปฏิบัติงานพบว่าการลงทะเบียนวารสารอาจเกิดข้อผิดพลาดได้หลายประการ เช่น การบันทึกปีที่ ฉบับที่ หรือเล่มที่ไม่ถูกต้อง การลงทะเบียนซ้ำ การตกหล่นของวารสารที่ได้รับ หรือการจัดเก็บข้อมูลไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การให้บริการแก่ผู้ใช้เกิดความคลาดเคลื่อน และอาจส่งผลต่อการติดตามวารสารที่ยังไม่ได้รับ
ดังนั้น จึงได้จัดทำ Checklist การลงทะเบียนวารสารสิ่งพิมพ์ขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนบันทึกลงระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (ALIST) จะช่วยลดความผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน และสร้างมาตรฐานการทำงานที่สามารถถ่ายทอดให้แก่ผู้ปฏิบัติงานคนอื่นได้

ตัวอย่างรายการ Checklist การลงทะเบียนวารสารสิ่งพิมพ์
รายการตรวจสอบ
1. ตรวจสอบชื่อวารสารให้ตรงกับรายการบอกรับ    
2. ตรวจสอบเลข ISSN (ถ้ามี)    
3. ตรวจสอบปีที่ (Volume)    
4. ตรวจสอบฉบับที่ (Issue/Number)    
5. ตรวจสอบเดือน/ปีที่พิมพ์    
6. ตรวจสอบว่าวารสารฉบับดังกล่าวเคยลงทะเบียนแล้วหรือไม่    
7. ตรวจสอบความครบถ้วนของหน้าวารสารและภาคผนวก    
8. บันทึกวันที่ได้รับวารสาร    
9. บันทึกข้อมูลลงทะเบียนในระบบห้องสมุด    
10. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลังบันทึก    
11. ประทับตราห้องสมุดหรือดำเนินการตามระเบียบงานวารสาร    
12. จัดเตรียมวารสารเพื่อออกให้บริการหรือจัดเก็บ    □

เทคนิคการปฏิบัติงาน
1. เปรียบเทียบข้อมูลบนหน้าปกกับข้อมูลในระบบทุกครั้งก่อนบันทึก
2. ตรวจสอบลำดับการได้รับวารสารอย่างต่อเนื่อง เพื่อป้องกันการตกหล่นของฉบับใดฉบับหนึ่ง
3. กำหนดรอบการตรวจสอบวารสารที่ยังไม่ได้รับเป็นประจำทุกเดือน
4. บันทึกหมายเหตุกรณีได้รับวารสารล่าช้าหรือได้รับไม่ครบถ้วน
5. ตรวจทานข้อมูลหลังบันทึกเสร็จทุกครั้งก่อนนำไปเตรียมตัวเล่มเพื่อขึ้นชั้นให้บริการ