กิจกรรม KM เรื่อง “การใช้งานระบบ e-Certificate สำนักวิทยบริการ” ทำให้ได้รับความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้พัฒนากระบวนการออกใบประกาศนียบัตร จากรูปแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษสู่ระบบ e-Certificate ที่ช่วยให้การดำเนินงานง่าย สะดวก รวดเร็ว และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม โดยสามารถสรุปสาระสำคัญได้ดังนี้

ได้เรียนรู้ภาพรวมและกระบวนการทำงานของ ระบบ e-Certificate สำนักวิทยบริการ ตั้งแต่การเตรียมข้อมูลผู้เข้าร่วมกิจกรรม การจัดทำใบประกาศนียบัตร การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดส่งใบประกาศนียบัตรในรูปแบบดิจิทัล

เข้าใจขั้นตอนการตั้งค่าข้อมูลกิจกรรมและข้อมูลผู้รับใบประกาศ เช่น ชื่อ–นามสกุล ชื่อกิจกรรม วันที่จัดกิจกรรม และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การออกใบประกาศมีความถูกต้องและเป็นมาตรฐานเดียวกัน

ได้เรียนรู้การจัดการ Template ใบประกาศนียบัตร รวมถึงการเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับกิจกรรม และการนำข้อมูลของผู้เข้าร่วมมาสร้างใบประกาศนียบัตรแบบอัตโนมัติ ช่วยลดการจัดทำเอกสารทีละราย

เข้าใจกระบวนการบริหารจัดการ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และการเสนออนุมัติ โดยสามารถส่งใบประกาศนียบัตรให้ผู้มีอำนาจตรวจสอบและอนุมัติก่อนดำเนินการจัดส่งให้แก่ผู้เข้าร่วมกิจกรรม

ได้เรียนรู้ขั้นตอนการคัดเลือกรายชื่อผู้มีสิทธิ์ได้รับใบประกาศ การตรวจสอบความถูกต้อง และการจัดส่ง e-Certificate ให้แก่ผู้เข้าร่วมกิจกรรมผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดขั้นตอนและระยะเวลาในการปฏิบัติงาน

สามารถนำระบบไปประยุกต์ใช้กับงานของสำนักวิทยบริการได้หลากหลาย เช่น การอบรม การสัมมนา กิจกรรมส่งเสริมการเรียนรู้ การประกวด และกิจกรรมบริการวิชาการ ทำให้การบริหารจัดการใบประกาศเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

ได้เห็นประโยชน์ของการนำระบบดิจิทัลมาทดแทนกระบวนการทำงานแบบเดิม ทั้งในด้านการ ลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่าย ลดงานซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด และเพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการ

กิจกรรมครั้งนี้ช่วยส่งเสริมทักษะด้านดิจิทัลของบุคลากร และสร้างแนวคิดในการนำเทคโนโลยีมาพัฒนา กระบวนการทำงาน (Digital Workflow) ให้มีประสิทธิภาพ พร้อมสนับสนุนแนวทางการดำเนินงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและการพัฒนาองค์กรอย่างยั่งยืน

ประโยชน์ที่ได้รับต่อการปฏิบัติงาน คือ สามารถใช้งานระบบ e-Certificate ตั้งแต่การจัดการข้อมูลผู้เข้าร่วม การเลือก Template การเสนออนุมัติ จนถึงการจัดส่งใบประกาศได้อย่างเป็นระบบ ช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ เพิ่มความสะดวกแก่ผู้รับบริการ และสามารถนำระบบไปใช้สนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ของสำนักวิทยบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ